第一条 适用范围
本制度适用于集团总部的档案管理，不包括成员公司的档案管理。成员公司各自负责本公司的档案管理工作，由总部档案管理员指导成员公司的档案管理工作。
第二条 文件材料的收集管理
各部门制定的公文由各部门收集归卷，凡本公司对外收发的公文一律由办公室统一收集归卷。一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第三条 档案归档范围：
凡本公司形成的文书档案、人事档案、科技档案、实物档案、声像档案、会计档案等各项活动中形成的具有保存利用价值的文件材料均应归档。主要内容：
（一） 文书档案
1．党群类：有关党、工、团、妇联的文件、会议纪要，创建精神文明以及各项活动中形成的各类资料、照片；
2．行政类：有关本公司的总体规划、制度、厂务会议、活动、社会治安、消防、后勤、福利、人事管理等有关资料；
3．证券类：公司的决策、决议、会议、有关证券方面动态发展；中报、年报；有关报刊杂志等相关资料。
（二） 人事档案
包括总部办公人员档案、子公司高层领导档案、公司人力资源政策制度档案、政府部门人力资源相关规定、绩效评估记录等过程文件、工资名册以及人力资源管理过程中形成的其它文件。
（三） 实物档案
有关本公司的各种荣誉证书、奖章、奖杯，反映雅戈尔发展，具有保存价值的实物都应归档。
（四） 声像档案
凡是本公司在各项活动中形成的具有保存价值的，以照片、录音、录像带、光盘为主要形式的资料都应归入声像档案。
（五） 科技档案
1．产品方面：服装设计、工艺、服装图样、加工、原材料试验等形成的资料。
2．科技技术研究方面：新产品开发、技术改造、成果报奖等项目研究和管理的全过程。
3．基本建设方面：范围为总部项目部在工作中产生的，从工程项目建议、开发、落成一系列工程设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程资料。
（六） 财务档案
凡本公司在财务管理中各种会计凭证、财务帐簿、财务报表、文件等具有保存价值的材料。
（七） 其他方面材料
第四条 归档时间
（一） 产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目在完成任务后或告一段落时，将应归档的文件材料组成保管单位，由各部门负责人审定后，立卷成册，存入档案室，目录向档案管理员移交。
（二） 各项管理工作中形成的文件，要求在第二年第二季度内将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案管理员移交。
（三） 会计档案在本部门存放，向总部档案管理员上交档案目录。
第五条 归档要求
（一） 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（二） 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
（三） 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
（四） 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（五） 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
（六） 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
（七） 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
（八） 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（九） 案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
（十） 案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
（十一） 归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
（十二） 企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理员检查验收文件材料并及时归档。
（十三） 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案管理员归档。
（十四） 企业各类文件材料归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
（十五） 照片档案归档要求：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘要求附编号、内容、摄制者时间。
第六条 档案借阅制度
（一） 借阅档案者应先向档案管理员说明借阅理由和要求，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在利用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅要求不当，档案员有权拒绝借阅。
（二） 外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。
（三） 档案利用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报领导，追究处理。
（四） 借阅密级档案，必须经过主管领导和档案管理员同意批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。
（五） 借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如造成档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究处理。
第七条 档案保密制度
（一） 档案管理员对企业档案的保密负有主要责任，档案管理员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。
（二） 不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。
（三） 各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。
（四） 密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要经过主管领导和部门负责人同意批示，密级文件不准抄录、复印、转载。
（五） 档案存放室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。
（六） 经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。
第八条 保密范围
凡是形式上不能公开的，直接影响企业利益和内部团结的文件、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：
（一） 不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。
（二） 人事方面的关于个人档案及有关资料。
（三） 来信、来访反映有关情况记录等。
（四） 上级规定的密级文件。
（五） 财务档案中的机密事项。
（六） 重要的出口产品生产技术。
（七） 本企业创造发明的新工艺、新技术、新产品等。
（八） 其他应该保密的科技技术档案。
第九条 文书档案管理制度
（一） 文书档案形成
文书档案的形成是本公司发展过程中逐步积累的资料，经办人员经过收集、记录，定期整理、归类，保持文书档案的完整性。
文书档案书写一律用钢笔或毛笔，不得用非文书用笔或水，字迹要清楚，书写要端正。
（二） 文书档案的保管
立卷的文书档案根据其使用价值分为永久、长期、短期三种保管形式。
文书档案专柜应统一集中保管，分类要清楚，取阅要方便。
文书档案专柜，设在干燥通风，不易漏水的地方，注意受潮变质，防止虫蛀。
（三） 不归档的文书材料
1．无查考价值的临时事务文件。
2．无特殊保存价值的信封。
3．各部门之间互送的一般文字材料。
4．以参考为目的从各方面搜集来的文字材料。
5．参加会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文字材料。
（四） 文书档案的销毁
1．已满保管期限，确认失去继续保存价值的。
2．上级文件有明文规定应销毁的。
3．应销毁的文书档案，由档案管理员填写销毁文件登记表，召集有关人员进行鉴定和核对，并经批准后方可销毁。
第十条 人事档案管理制度
（一） 人事档案由人力资源部在档案管理员的指导下收集和立卷，并定期向档案管理员提交档案目录。三年以上的人事档案可移交档案管理员保管。
（二） 人事档案的保管参照文书档案管理制度执行。
（三） 人事档案为秘密文件，一般不允许借阅。特殊情况，确实需要借阅的，需主管领导批准方可。
第十一条 会计档案管理制度
（一） 立卷和归档
1．会计档案的归档范围是一个核算单位在会计核算中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料，不包括与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报表、统计资料及往来文书等材料。
2．企业每年形成的会计核算材料，由财务部按照归档要求，负责建立案卷，连同移交清册交档案管理员保管。
3．对以下会计专业材料另行组卷
土地征用及重大固定资产的买卖单据。
债权债务单据。
交通肇事、工伤事故处理单据。
涉外（含港、澳、台地区）的会计材料。
有必要延长保管期限的其他会计材料。
4．会计档案分类方法
年度-----形式------保管期限
5．会计档案立卷后，可暂由本部门保存一至三年，保存期满前移交给档案管理员。移交会计档案时，要由财务部编造移交清单，档案管理员根据移交清单，认真核对清楚后办理移交手续，交接双方和监交人需在移交清单上签名盖章。
6．撤销、关闭、停办、合并单位的会计档案，应随同本单位的其他档案一并移交给有关企业或档案管理员，并按规定办理交接手续。
（二） 管理和利用
1．企业要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等各项制度。
3．档案馆梨园保管的会计档案，应保持原卷册的封装，不得随意拆封，如确需要重新加工整理，需报分管领导批准，会同财务部门共同拆封整理，重新整理装订后，双方应加盖印章。
4．会计档案管理要做到安全，有专柜（箱）存放，不得随意堆放，不得毁损、散失和泄密。
5．档案管理员对会计档案的保管与同其他档案管理。制定管理制度，对违反制度的有权进行监督纠正，情节严重的向领导提出处理意见。
6．积极开发会计档案信息资源，为本企业经济效益提供利用。会计档案原件原则上不得外借。向外单位提供利用时，要经本企业分管领导批准。
（三） 鉴定和销毁
1．会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期，从会计年度终了后第一天算起。
2．会计档案保管期期满，需要销毁时，由档案管理员提出销毁意见，会同财务部门派人监销。
3．企业销毁会计档案经企业领导审批，报上级主管部门批准，同时派员监销，监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后在清单上签名盖章。
第十二条 科技档案管理制度
（一） 科技档案归档范围和分类
1．设备档案：包括机器、仪器、仪表、运输工具等进入公司后，从开箱、验收、安装、调试、投入、使用、维护、修理、改进到申报为止的各个生产环节中 ，管理活动所形成的技术文件材料，其范围主要有：
（1）在开箱验收过程中产生的技术文件,如设备装箱单、开箱验收单、使用和安装说明书、合格证、出厂精度检验单、随机备件图纸及其他随机文件等。
（2）安装试车、验收过程中产生技术文件，如设备安装工艺规程、安装基本图、电气接线图和验收记录、精密度检查记录、安装验收单等。
（3）在投入使用过程中产生的技术文件，如移交给车间的附件及随机工具记录等。
（4）在改进、改装、报废处理过程中产生的技术文件，如处理意见，纪要，申请报告，审批书，技术鉴定书。
2．基本建设档案：项目部基建工作产生的档案，包括项目合同、图纸、项目管理记录等。
3．产品技术档案：产品的开发、设计、工艺、工装图样和新产品的研究、开发、立项、总结鉴定，成果报奖，经济效益，管理的全过程。
（二） 科技档案的管理
1．归档的科技档案要求完整、正确、系统、与实际情况相符。
2．归档的资料必须层次分明、组卷合理、排列有序、编好目录、标题确切、清楚醒目。
3．档案室必须清洁通风，并且注意防火、防潮、防蛀等。
4．定期检查保管情况，发现破损、变质要及时补救。
5．经过鉴定确认失去保管价值的科技档案，造出销毁清册，经主管技术领导和有关负责人批准，并在原登记簿上共同鉴字后注销。
（三） 科技档案的借阅
1．科技档案原则上不外借，供内部查阅，不准涂改撕损。
2．职工调往外单位和调离本部门，在调离前，必须把科技资料数据办理归还或移交手续，不得擅自带走。
3．外单位索取或查阅技术档案，须凭有关单位介绍信，经有关领导同意批示后，方可查阅。
第十三条 档案保管制度
（一） 档案保管
1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2. 存放档案必须有专用柜、架，存放方法要科学和便于查找。
3. 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。
4. 存放照片、磁带要用特制的密封盒，胶片页夹和影集按编号顺序存放。
5. 要定期进行库存档案的清理核对，做到账、物相等，对破损或载体变质的档案，要进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。
（二） 档案库房的一般要求
1．保持档案库房良好的卫生环境，档案柜、箱、木橱排列整齐有序。
2．落实防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害物质，防污染等安全措施，发现隐患，立即整改。
3. 保管、保养好库房内的工具、设备，定期进行保养。
4. 库房系机要部位，除档案员及主管领导外，其他人员未经允许，不得进入库房。
特别说明：
⑴摘自实战红色管理创始人孙军正老师培训课堂经典案例。孙老师根据多年的管理及培训经验，将红色精神与西方管理巧妙结合，将理论性、实践性与趣味性相结合，讲解深入浅出，演绎通俗易懂。
⑵邀请孙军正老师授课或代理孙老师课程者可直接联系他的助理（登陆：“中华讲师网”，打开“联系方式”即可）