2014年03月18日 11:06 发表于《企业观察报》

           对于一个企业来说，采购问题将最直接、最明显地反映到成本、质量上，同时也是“潜规则”最密集的领域之一。

           成立于2008年的YJ光电，是一家主要为智能手机生产触摸屏的服务商，2013年销售额为15亿元人民币。按行业采购成本占销售额的65%计算，YJ光电年采购金额达9.75亿元，若年工作日250天，日采购额则达390余万元。数额如此庞大的采购额如何保证其采购廉洁性?这成为YJ光电面临的一个难题。在企业采购过程中，灰色采购如一个 “黑洞”，源源不断地吞噬着企业的利益，影响着采购的成本和质量。然而，要对采购人员的廉洁度进行管理，企业是靠人治还是法治?这非白即黑的选择解决不了实质问题。YJ光电通过流程设计、制度约束、电子技术应用、选人用人、道德培训等方式打造了一个阳光透明的采购组织，杜绝了采购的“黑洞”。

　　    奖惩并用的用人机制

　　采购是一项要求很高的工作，一般来说，采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。而为了杜绝采购“黑洞”，采购人员除了要有上述能力，面对种种诱惑，更要有把持能力。

　　为了挑选和培养合格的采购人员，YJ光电在招聘、选择、管理采购岗位人员时有一套完善的机制。首先，招聘时运用先进科学的性格测评技术，保证应聘人员的价值观与岗位需求具有一定的匹配性;其次，新入职人员需要和YJ光电签订《廉洁协议承诺书》，以提高采购员的自律意识;再次，每月，法务部会对采购人员进行法律讲座，让其明白犯错的成本，进而对他们形成威慑;最后，YJ光电每半年对部门人员进行轮岗，每位采购员负责跟踪的供应商也会进行调换。这种轮岗和调换方式不仅提高了员工的可替代程度，更规避了供应商从采购员身上挖掘空间的机会。

　　企业采购人员每天要面对各种供货商，有些供货商总会想方设法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达到其销售目的。在这种情况下，采购人员若无法把持，就很有可能在不自觉中掉入供货商的陷阱而不能自拔，进而任由供货商摆布。在频繁的采购舞弊案中，90%以上的采购员是由于供应商的利益诱导而酿成终生的大错。

　　YJ光电在与供应商的合同中，关于此问题有严格的规定并附有苛刻的惩罚性条款，如合同中有这样的规定：若有反映供应商有徇私舞弊行为，供应商有协助调查的义务;若有证据表明供应商与公司员工有徇私舞弊行为事实，将移交当地法院处理，并对供应商处以不低于行贿金额50倍的罚款。

　　对于企业来说，只用惩罚措施来杜绝采购“黑洞”是不够的，还需要一定的奖励措施。面临同一企业内销售人员拿高提成的现状，采购人员相对固定的工资水平就显得不太适宜。YJ光电通过对采购部建立KPI考核和项目激励制度，有效缓解了这一矛盾。一方面按KPI的达标水平与绩效工资捆绑;另一方面，对由采购部发起的优化项目所创造的效益实行高比例利益分配，从而保证了采购人员的高度积极性。比如：采购部与供应商共同开发一个改善包装或运输方式的项目，新项目实施后，对成本环比降低幅度按40%比例分配给项目小组作为奖励。

　　分阶段“阳光”采购

　　传统采购流程往往采用“一条龙”模式：采购员对市场调查、供应商选择、合同签订、 订货履约、结算付款申请、供应商对账等环节包揽到底。这种模式的弊病在于不但让采购人员把大量的时间花费在内部沟通和协调上面，因而往往无暇顾及采购工作本身，同时又给供应商腐蚀采购人员留下巨大空间。

　　为了规避 “一条龙”模式的弊病，YJ光电将采购流程进行了精细分工，分为供应商开发认证、供应商评估、采购订单跟催三个阶段。供应商认证即对供应商初期的开发和资质进行证实;供应商评估即专业团队对供应商能力进行系统评估，包括品质、生产、交付、服务、环保等;订单跟催负责日常订单的下单、跟单、异常问题的处理。

　　采购流程的精细分工既能提高工作效率，又能节省工作成本，还要防范职务腐败，可谓一举多得。

　　但这种分阶段模式适用于YJ光电这种有一定规模的企业，如果企业规模不够大，则分工后的岗位工作量不够饱和，就需考虑到人工成本，但即使是小企业至少也应该将采购流程分为“采”和“购”两个阶段，否则就是为采购员创造了“寻租”的温床。

　　为了规避流程中发生的徇私舞弊行为，YJ光电建立了严谨有效的监督机制。YJ光电设置了一个纪律监察部门，这个部门在组织架构上直属于董事会，这就保证了其独立性及监督权力的发挥;其次，YJ光电在硬件上有投入成本，为监察部门对采购活动信息流的监督提供了保证，使得YJ光电采购活动处于高度透明状态;最后，监察部门不仅从事一些案头工作，而且还不断实地走访关键的供应商，通过这种方式，不但了解了双方的合作情况，还建立了与供应商沟通的多渠道。以上三点保证了监察部门的有效运作。

　　此外，为了使采购流程更透明，YJ光电还应用了电子信息技术。打开YJ光电的企业官网，SCM平台栏目下特别设置了供应商招投标系统。电子招投标的使用，不但使YJ光电降低了采购成本，更提高了采购过程的公平、公正与公开程度。供应商招投标系统的左侧还设置了阳光采购监督热线及与供应商沟通互动的多种渠道，以避免在招投标环节中出现因把关不严而存在猫腻的现象。

　　面对采购的“黑洞”，很多企业认为这是话题中的“雷区”，也许正是这种模棱两可的态度让采购员铤而走险，让供应商有空子可钻。YJ光电通过对问题的正视，建立完善的预防和监控体制，塑造供应商、公司自身、采购人员的多方信任业务环境，在有效避免灰色采购现象的同时，降低了采购成本，提高了采购效率。